Bevorder Samenwerking met Project Risk Management

Een  projectmanager is in de regel verantwoordelijk voor project risicobeheer. In de praktijk komt het echter vaak voor dat projectmanagers er in de uitvoering alleen voor komen te staan. De projectmanager is immers verantwoordelijk en dus kijkt iedereen naar hem of haar. Ik gok dat je dit wel eens hebt gezien of wellicht zelf hebt meegemaakt.

Project Risk Management kan echter ook een goede manier zijn om samenwerking te bevorderen. Op die manier voorkom je meteen dat je er alleen voor komt te staan.

Een voorbehoud: Ik ga er vanuit dat project risicobeheer afdoende is ingericht op jouw project. Mocht je dit niet zeker weten, doe dan de Project Risk Management Test om te weten waar je staat.

Project Risk Management bestaat op hoofdlijnen uit 4 stappen die periodiek worden doorlopen tijdens een project:

  1. Inventariseer
  2. Analyseer
  3. Plan
  4. Monitor

Inventariseer
Het doel van deze stap is om risico’s te identificeren. In mijn ervaring is het prima als een projectmanager zelf een eerste slag slaat naar de risico’s, bijvoorbeeld door de opdrachtgever te vragen welke risico’s in beeld waren bij het definiëren van het project. Het risico is dat het hierbij blijft of dat alleen de meest vanzelfsprekende risico’s worden gespot (bijvoorbeeld geen mensen of geen middelen).

Naar mijn mening krijg je een beter resultaat wanneer je al tijdens deze stap samenwerking organiseert, bijvoorbeeld door middel van een risico-inventarisatie workshop samen met projectteamleden en/of stakeholders.

  • Formeer de deelnemers aan de workshop in teams.
  • Vraag de teams om vanuit een bepaald standpunt risico’s te inventariseren.
  • Vraag de teams om manieren om het project te laten mislukken.
  • Wissel de resultaten onderling uit

Analyseer
Het doel van deze stap is om meer informatie te vergaren over risico’s zodat je een plan kunt maken maken om ze onder controle te brengen. Deze stap kun je alleen doen, maar het is meestal veel effectiever om het samen te doen met het projectteam, eventueel aangevuld met belanghebbenden.

  • Laat in teamverband what-if scenario’s uitwerken
  • Doe risk poker als techniek om per risico de kans en impact relatief in te schatten.
  • Laat in teamverband per risico indicatoren bepalen waarmee de status van een risico kan worden gemonitord
  • Laat in teamverband kandidaat maatregelen identificeren ter voorkoming of beperking van risico’s
  • Geef teams dezelfde opdracht, wissel de resultaten onderling uit  en laat ze vervolgens de beste oplossingen kiezen

Plan
Het doel van deze stap is de resultaten van de risicoanalyse om te zetten in een plan waarmee de risico’s planmatig onder controle kunnen worden gebracht. Het is prima als een projectmanager zelfstandig een contour maakt voor een risicobeheerplan of –aanpak. Voor de  uitvoering van het plan is het echter veel beter om verantwoordelijkheden (en bevoegdheden) te delegeren.

  • Laat in teamverband ieder risico voorzien van concrete maatregelen ter voorkoming van negatieve impact (mitigation)
  • Laat in teamverband ieder risico voorzien van concrete maatregelen ter beperking van negatieve impact (contingency)
  • Zorg ervoor dat projectteamleden of belanghebbenden de verantwoordelijkheid krijgen voor het uitvoeren van maatregelen ter voorkoming en ter beperking.
  • Per risico ontstaat nu een koppel; een verantwoordelijke die een risico moet beperken en een verantwoordelijke die het risico moet voorkomen. Maak dit koppel verantwoordelijk voor het actief monitoren van de status van het risico
  • Zorg voor afdoende mandaat in geval een risico niet kan worden voorkomen en moet worden beperkt.

Monitor
Het doel van deze stap is om vast te stellen of het project afdoende snel in een veilige toestand wordt gebracht. Dit kan schriftelijk worden  afgedaan maar in mijn ervaring is het beter om ook hier de samenwerking op te zoeken.

  • Laat de koppels elkaar periodiek rapporteren over de status van ‘hun’ risico’s
  • Bespreek de risico’s periodiek met het projectteam en belanghebbenden, bijvoorbeeld als belangrijk onderdeel van een voortgangsoverleg
  • Beloon openlijk iedereen die tijdens het project nieuwe risico’s identificeert

P.S.
Het is zeker niet de bedoeling dat een projectmanager zijn verantwoordelijkheid voor risicobeheer gaat afschuiven. Delegeren kan, afschuiven niet.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>