Opdrachtgevers verlangen bij projecten vaak zekerheid over de opleverdatum en het budget. En op zich is dat ook niet vreemd. Wat echter vaak over het hoofd wordt gezien, is dat zoeken naar zekerheid ook een prijs heeft in de vorm van veiligheidsmarges.
Voor het uitvoeren van een activiteit geldt in de regel de volgende waarschijnlijkheidsverdeling.
De y-as geeft de waarschijnlijkheid weer van een tijdschatting voor het uitvoeren van de activiteit. De x-as geeft de benodigde tijd weer voor het uitvoeren van de activiteit. De 50% stippellijn laat het punt zien waarop er 50% kans is dat de activiteit eerder of precies op tijd klaar is. De 80% stippellijn laat het punt zien waarop er 80% kans is dat de activiteit eerder of op tijd klaar is. De veiligheidsmarge is het tijdsverschil tussen die twee punten.
De waarschijnlijkheidsverdeling laat verder zien dat om het verschil tussen 50% en 80% te overbruggen er ca. 3x zoveel tijd nodig. De prijs van 30% mee zekerheid is dus 200% extra doorlooptijd.
Op zich is er niets mis met veiligheidsmarges. De meeste mensen zullen zichzelf terecht een ‘goede’ kans willen geven om een activiteit tijdig te kunnen uitvoeren en dan is een beetje speling best handig. Er ontstaat pas een probleem wanneer veiligheidsmarges impliciet ofwel niet inzichtelijk zijn. Impliciet veiligheidsmarges hebben namelijk de neiging onbewust en onbedoeld te worden gebruikt voor ‘regulier’ werk met als gevolg dat er effectief geen veiligheidsmarge meer is.
Nu bestaat een project uit een set aan activiteiten. Stel je voor wat er gebeurt met de doorlooptijd en het benodigde budget als voor al deze activiteiten een impliciete tijdbuffer van 200% wordt opgenomen. Niet alleen duurt een project dan onnodig lang, het wordt ook nog eens heel duur. En vaak hoeft er maar iets te gebeuren en het project zit ondanks een ruime (impliciete) veiligheidsmarge in zwaar weer.
De les is dus om veiligheidsmarges of buffers altijd expliciet te maken, bijvoorbeeld zoals wordt voorgesteld door Critical Chain Project Management.
Kort door de bocht wordt er In Critical Chain Project Management een initiële planning gemaakt op basis van 50% waarschijnlijkheid. Vervolgens wordt er een tijd- of projectbuffer vastgesteld op 1/3 van het totaal of anders gezegd 50% van de benodigde doorlooptijd.
Het idee is vervolgens dat 50% van de taken eerder of precies op tijd worden uitgevoerd en dat de resterende 50% van de activiteiten meer tijd in beslag zal nemen. De projectbuffer zorgt dan voor afdoende veiligheidsmarge om mogelijke uitloop op te vangen.
Omdat we niet vooraf weten welke taken meer tijd in beslag nemen, wordt er actief gemeten aan het consumeren van de projectbuffer. Deze manier van werken zorgt er onder andere voor dat veiligheidsmarges expliciet worden gemaakt met postieve gevolgen voor de mate van beheersing. Verder kan de doorlooptijd van projecten aanzienlijk worden bekort.